INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
per studenti, genitori e volontari
AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 E DELLA LEGISLAZIONE NAZIONALE VIGENTE
(aggiornamento 3/9/19)
IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
I suoi dati personali, sono utilizzati dall’Associazione nel rispetto dei principi di protezione dei dati stabiliti dal Regolamento EU 2016/679 (GDPR) e dalla legislazione nazionale vigente. Il titolare del trattamento dei dati è l’Associazione Portofranco Padova con sede in Via Riviera S. Benedetto, 38/5, PADOVA.
Per trattamento si intende qualsiasi operazione o complesso di operazioni effettuate con o senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modifica, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non inclusi in una banca dati.
L’Associazione opera esclusivamente per fini di solidarietà ed utilità sociale.
DATI PERSONALI RACCOLTI
I dati personali raccolti sono inerenti:
– dati identificativi:
o nome, cognome e codice fiscale delle persone fisiche
o recapiti per renderne possibile il reperimento, come indirizzo di residenza o della sede, numero di telefono, e-mail;
– nel caso di volontari e personale dell’associazione o professionisti che collaborano con questa, informazioni relative a istruzione e competenze professionali (per esempio curriculum vitae, curriculum scolastico o universitario, ecc);
– nel caso di studenti, informazioni riferite a classe frequentata, andamento scolastico, eventuali difficoltà di apprendimento e relative cause, eventuali situazioni di disagio, tali informazioni possono includere anche categorie particolari di dati strettamente attinenti alle finalità che persegue l’Associazione;
– fotografie e materiale audio-video (usati esclusivamente a fini di promozione dell’attività di Portofranco, come meglio precisato nel seguito);
– dati bancari, finanziari, contabili e fiscali strettamente necessari ai fini della gestione di eventuali donazioni a favore dell’Associazione, ove pertinenti e necessari;
– immagini registrate dal sistema di videosorveglianza all’ingresso da Riviera S. Benedetto, 38/5 e lungo le scale di accesso alla sede.
I dati identificativi relativi ad altri familiari degli studenti iscritti sono raccolti nel corso della procedura di iscrizione esclusivamente per consentire eventuali comunicazioni urgenti dell’Associazione, riguardanti i medesimi studenti.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DATI
Le finalità del trattamento dei dati sono le seguenti:
1. Dare seguito a richieste rivolte all’Associazione
2. Eseguire i servizi di aiuto allo studio, educativi, di orientamento e di tutoraggio degli studenti, finalizzati alla lotta alla dispersione scolastica ed al disagio giovanile; essi possono includere contatti con le istituzioni scolastiche/formative, con le famiglie e con eventuali altri enti, anche pubblici
3. Erogare servizi di centro di aggregazione giovanile, comprese attività di carattere ricreativo e culturale nonché offerta di ambienti per lo studio singolo o di gruppo non supportato da volontari o personale dello staff dell’Associazione
4. Eseguire la gestione amministrativa e organizzativa di qualsivoglia rapporto in essere
5. Eseguire analisi statistiche interne (per esempio numero di presenze, % di appuntamenti richiesti ma non rispettati, ecc) finalizzati a svolgere ed organizzare con efficacia i servizi dell’Associazione
6. Fornire comunicazioni urgenti ad un familiare dello studente, ad esempio per ragioni di salute/sicurezza dello studente stesso
7. Inviare comunicazioni e informazioni sulle attività dell’Associazione, comprese le modalità per sostenerle, e su quella di altri enti/organizzazioni aventi fini educativi, sociali, scolastici, di solidarietà, di orientamento e lotta alla dispersione scolastica, strumentali al perseguimento dei fini istituzionali di Portofranco, tramite mezzi di comunicazione elettronici e / o cartacei
8. Rilevare le presenze presso la sede attraverso l’app “Portofranco” per motivi organizzativi e di sicurezza
9. Acquisire l’immagine fotografica ed abbinarla alla scheda di iscrizione al fine dell’identificazione di studenti e volontari
10. Adempiere agli obblighi di legge connessi alle attività di cui sopra
11. Gestire eventuali reclami
12. Proteggere la proprietà e prevenire atti illeciti (mediante videosorveglianza all’ingresso da Viale Papiniano)
13. Riprende video/immagini delle persone coinvolte in attività tenute all’interno o esterno degli ambienti (manifestazioni, conferenze, feste, momenti di ricreazione, mostre, attività sportive o di studio) ed eventualmente pubblicarle su brochure, manifesti, mass media, social network e sito al solo fine di promuovere le finalità, i servizi e la missione dell’Associazione per ottenere sostegno.
BASE GIURIDICA
Il conferimento dei dati ed il relativo trattamento sono obbligatori in relazione alle finalità n°1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 poiché il trattamento è effettuato nell’ambito dell’esecuzione di un servizio/contratto di cui l’utente è parte o dell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’utente, ne consegue che l’eventuale rifiuto a fornire i dati per tali finalità potrà determinare l’impossibilità del Titolare a dare corso ai servizi. Per la finalità n° 2, il trattamento è effettuato anche per motivi di interesse pubblico rilevante. In relazione alla finalità n°12, il trattamento è eseguito nell’interesse legittimo dell’Associazione.
L’Associazione tratta i dati facoltativi relativi alle finalità n° 13 in base al consenso, ossia mediante l’approvazione esplicita della presente informativa e in relazione alle modalità e finalità descritte. Tale consenso potrà essere successivamente limitato o negato attraverso l’invio di una comunicazione a info@portofrancopadova.it
Il genitore autorizza il trattamento dei dati dei minorenni.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati verranno trattati in forma mista – elettronica e cartacea. Potranno accedervi, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti designati dal Titolare che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra operazione, anche automatizzata, nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto delle finalità dichiarate.
CATEGORIE DI DESTINATARI
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, a persone e/o organizzazioni, anche esterne, che prestano servizi per conto del titolare. Tra questi (*) si indicano per maggiore chiarezza: partner tecnologici/organizzativi, società di consulenza, studi professionali, autorità competenti e/o organi di vigilanza per l’espletamento di obblighi di legge, pubbliche amministrazioni per i loro fini istituzionali, professionisti abilitati al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi legali e contrattuali, enti accreditanti/enti di certificazione, istituzioni (pubbliche e private) che erogano fondi per attività sociali.
(*) L’elenco dei responsabili esterni con ulteriori dati utili alla identificazione è disponibile presso il Titolare del trattamento dei dati. È possibile la comunicazione dei dati per il trattamento degli stessi all’esterno dell’Associazione solo per le finalità su indicate a soggetti terzi che operano sia intra UE che extra UE (in tale ultimo caso, sarà comunque garantito un livello di protezione adeguato dei dati). Non è prevista la diffusione di dati personali se non in forma aggregata, anonima e non intellegibile.
CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati sono conservati per il periodo in cui è fornito il servizio e per i successivi 15 anni dalla data di acquisizione degli stessi, o per il tempo richiesto dalla normativa vigente, per esempio per dati di natura contabile.
I dati di chi non usufruisce di servizi, pur avendo avuto un precedente contatto con l’Associazione Portofranco Padova, saranno cancellati entro 1 anno dall’acquisizione e/o trattati in forma anonima, ove la loro conservazione non risulti altrimenti giustificata, salvo che sia stato acquisito validamente il consenso informato degli interessati. In quest’ultimo caso saranno conservati per 15 anni. Le immagini riprese dalla videosorveglianza sono conservate per un periodo di 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura della sede, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa e dell’Autorità Giudiziaria o di Polizia Giudiziaria, dopodiché le immagini si sovrapporranno alle precedenti, cancellandole. Tali immagini sono consultabili solo dal personale incaricato o dall’autorità giudiziaria o di polizia.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Ai sensi del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR) e della normativa nazionale, l’interessato può, secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa, esercitare i seguenti diritti:
– richiedere la conferma dell’esistenza di dati personali che lo riguardano (diritto di accesso);
– conoscerne l’origine; – riceverne comunicazione intelligibile; – avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del trattamento;
– richiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti;
– di limitazione e/o di opposizione al trattamento dei dati che lo riguardano;
– di revoca;
– alla portabilità dei dati;
– nei casi di trattamento basato su consenso, ricevere i propri dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati e in un formato comunemente usato da un dispositivo elettronico;
– di presentare un reclamo all’Autorità di controllo. rivolgendosi a Portofranco Padova, Riviera S. Benedetto, 38/5 Padova o inviando una e-mail a info@portofrancopadova.it.
Ulteriori informazioni circa il trattamento dei dati potranno essere comunicate anche verbalmente.